БІР УАҚЫТТА БІР ІСПЕН ҒАНА АЙНАЛЫСУ

«Екі істі бірден орындау – ешқандай істі орындамау деген сөз»

Публилий Сир

Құранда Алла Тағала «Алла бірде-бір адамның көкірек қуысында екі бірдей жүрек жаратпаған» деу арқылы адам баласының бір уақытта екі түрлі іске толықтай көңіл қойып, зейінін шоғырландыра алмайтындығын ескертеді. Адамды өзінен жақсы білетін Жаратушысы оны әу баста солай жаратқан.

Жұмыс уақытында әртүрлі адамдармен қарым-қатынас жасауға тура келген уақытта бірнеше жұмысты қатар орындауға болмайтынын есте ұстаған жөн. Әр уақытта дәл сол уақыт үшін ең маңызды болған іспен шұғылдану қажет.

Ереже бойынша, бір жұмыспен айалысуға шешім қабылдағанда сіз басқа істен бас тартқан болып саналасыз. Осыны дұрыс ұғыну қажет. Әйтпесе, адамдар көбіне маңызы әлдеқайда жоғары істен бас тартып, артынан сан соғып қалып жатады.

Әр уақыттың өзіне тиесілі бір ісі болады. Дәл қазір орындалу үстінде болған маңызды бір іске барлық зейініңізді шоғырландыруды, бар ойыңыз бен күшіңізді арнауды үйреніңіз. Сонда ол істің орындалуы жылдам әрі сапасы жоғары бола алады. Сондықтан бір мезетте бірнеше іс атқарып үлгеремін деп өзіңізді алдап, «екі кеменің басын ұстап суға кетіп» қалмау үшін ол жұмысты аяқтамастан басқа артық істерге алаңдамаңыз. Бұл табандылық пен күш-жігерді талап етеді. Алайда қол жеткізген жетістіктерініңіз барлық ауырпалықтарды ұмыттыра алады.

80 / 20

Сіз өз істеріңізді маңыздылығына қарай рет-ретімен орналастыра аласыз. Олардың арасындағы ең маңыздысы қайсысы? Екінші кезектегі қандай іс? Осылайша жалғасын тауып кете береді.

Ал осы мақсаттар мен істерді рет-ретімен қоюға арналған Парето қағидасын да атап өткен орында болар. Оған сәйкес, ең алдымен себептер мен нәтижелердің, шығын мен табыстың, күш салу мен жетістіктің арасында айтарлықтай қарама-қайшылықтар бар. Бұл қарама-қайшылықтардың негізінде 80/20 арақатынасы жатады. Ереже бойынша, жұмсалған қаржының 20%-ы табыстың 80%-ын алаып келеді, 80% нәтиже 20% әрекеттен орын алады, 20% күш 80% жетістікке жеткізеді. Айталық, бизнесте 80/20 қағидасы әрдайым дәлелденуде: сатылымның 20%-ы табыстың 80%-ына қол жеткізеді, тұтынушылардың 20%-ы кірістің 80%-ын алып келеді т.б. Сіз де өзіңіздің басты істеріңізді (қалауларыңыз бен мақсаттарыңызға жеткізетін істердің тізімінің арасындағы жұмыстардың 20%-ын) тауып, күнделікті 24 сағаттың 20% уақытын соған жұмсауыңыз керек. Бұл, әрине, оңай шаруа болмауы мүмкін. Алайда осылай ету арқылы ыңғайлы уақытта және күш-қуатыңыз толы болып тұрған кезде басты ісіңізге ұзақ уақыт зейініңізді шоғырландыра білу сізді таңғажайып нәтижелер мен жетістіктерге жеткізеді.

Ең басты бір әрекетіңіз 80% жетстікке жеткізіп, мақсатыңыздың жолындағы ең негізгі қадамға айналуы мүмкін.

Жұмыстарыңызды маңыздылығына қарай рет-ретімен тізіп жазып, іс-әрекет жоспарыңызды жасауыңыз қажет. Егер сізде қағаз бетіне түсірілген жоспар болатын болса, сіз олай жоспар құрмайтын әлемнің 97% халқынан бір саты ілгері жылжи алған боласыз. Осылайша мақсатыңызға жылдам қадам басып, көрген жан таңданысын жасыра алмайтындай дәрежеде жетістікке жете алмақсыз.

ЭЙЗЕНХАУЭР МАТРИЦАСЫ

«Маңызды істер жедел іске айналып кетпейтіндей өмір сүру қажет».

«Кешіктіретін болсаң, әрбір іс шұғыл іске айналады».

Дэнни Кокс

Басымдылықты дұрыс қоя білудің ең қарапайым жолы – әрбір істі «маңыздылығы» мен «жеделдігі» тұрғысынан бағалап шығу. Мұны Эйзенхауэр матрицасының көмегімен жасауға болады. АҚШ президенті Дуайт Эйзенхауэрдің пайдаланған матрицасына сәйкес, әрбір істі маңыздылығы мен жеделдігіне қарай төрт топқа бөлуге болады:

А – маңызды әрі жедел (маңызды тапсырмалар, шұғыл істер, қауырт жағдайлар)

Ә – маңызды және жедел емес (ұзақ мерзімді жоспар, диплом жазу не емтиханға дайындалу)

Б – маңызды емес, жедел (телефон қоңыраулары, күтпеген қонақ, туындаған мәселелер)

В – маңызды емес, жедел емес (уақытты ұрлаушылар)

«А» тобындағы істерді шұғыл түрде орындау қажет.

«Ә» тобындағы істер маңызды болғанымен, орындалу керек уақыты әлі ерте. Алайда ертеңге қалдырыла берсе, А тобындағы шұғыл істер санатына ауысуы бек мүмкін. Сондықтан диқанның егін оратын мезгілде дән екпейтіні сияқты мұндай істерді де ертерек қамдап қоюға тырысу қажет.

«Б» тобындағы істер сізге маңызды болып көрініп алдауы мүмкін. Адамдардың көбі бұл істердің жеделдігін маңыздылық деп шатастырады. Алайда бұл істерді орындамау да адамды әбігерлікке түсіреді. Сондықтан барынша қысқа уақытта бірден істеп қоюға тырысқан жөн.

«В» тобындағы істер – адамға жағымды әрі қызықты болып көрінетін пайдасыз уақыт ұрлаушылар. Адам бұл істерге алтын уақытын жұмсап, соңында уақытыынң қайда кеткенін білмей де қалады. Мұндай істермен айналысу алтынға бергісіз барлық уақыт қорыңызды жұтып қояды.

Қағидаға сүйеніп, жоспар құрып, маңызды әрі жедел істерді орындап болған соң көңіл көтеруге де уақыт табуға болады.

Эйзенхауэр матрицасының артықшылығы:

• Қолданылуы жеңіл;
• Маңызды емес істерді азайтуға көмектеседі;
• Қай іске басымдылық беру қажеттігін жылдам анықтайды.

жиған-терген

Бегімхан КЕРІМХАНҰЛЫ

М.Әуезов атындағы ЖОББ мектебінің қазақ тілі мен әдебиеті мұғалімі

Павлодар қаласы

Қазақстан Журналистер Одағының мүшесі